Sollen Waren ausgeführt beziehungsweise von einem Land zum anderen Land transportiert werden, sind Begleitpapiere und Ausfuhrpapiere dringend erforderlich. Denn auf dem Weg ins Ausland passieren Güter unter Umständen sogar mehrere Zoll-Bereiche. Um die Freigabe durch den Zoll zu erhalten, werden immer die richtigen Ausfuhrpapiere inklusive exakter Angaben zu den Waren benötigt.
Welche Ausfuhrpapiere werden generell benötigt?
Je nachdem in welches Land/Ausland Güter ausgeführt werden sollen, sind verschiedene Begleitpapiere wichtig. Die Ausfuhrpapiere, die am häufigsten einer Exportsendung beiliegen sollten, sind beispielsweise:
- Ausfuhranmeldung
- Ausfuhrgenehmigung
- Packliste
- Ursprungszeugnis
- Luftfrachtbrief
- Handelsrechnung
Die individuell benötigten Begleitdokumente von Exportgütern sind von der Art Waren, dem Importland sowie einer potenziellen Zollkontrolle abhängig. Daher kann es sein, dass genannte Ausfuhrpapiere noch ergänzt werden müssen.
Checkliste für Export-Begleitpapiere
Nachfolgend sind einige Ausfuhrdokumente einzeln erläutert:
- Ausfuhranmeldung: Dieses Dokument muss dem Zoll vorgelegt und dort genehmigt werden. Vorher dürfen Güter das Land nicht verlassen. Der Spediteur, der die Ausfuhr der Waren vornimmt, sollte mithilfe aller Unterlagen die Ausfuhrgenehmigung erhalten.
- Ausfuhrgenehmigung: Bei diesem Dokument handelt es sich um die Erlaubnis für Einzelpersonen und eingetragene Unternehmen Güter zu exportieren. Es wird von Behörden wie dem Zoll ausgestellt und gilt für Waren, welche normalerweise weiteren Beschränkungen bei der Ausfuhr unterliegen. Im Vorfeld sollte daher jedes Unternehmen überprüfen, ob für den Warentransport eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich ist.
- Packliste: Es wird stets empfohlen, dass Warensendungen mit einer Packliste auszustatten sind, da manche Länder diese einfordern. Zusätzlich sollte eine Kopie der Packliste innerhalb des Paketes beigelegt werden. Packlisten enthalten Angaben wie Menge und Gewicht.
- Ursprungszeugnis: Bei diesem Ausfuhrdokument handelt es sich um ein offizielles Papier, das Auskunft darüber gibt, wo die Produkte hergestellt oder verarbeitet wurden. Ob dieses Papier nötig ist, sollten Unternehmer:innen vorher abfragen.
- Luftfrachtbrief: Dieser wird auch als Frachtbrief bezeichnet und enthält Informationen wie beispielsweise die genaue Warenbeschreibung, das Gewicht und die Anzahl der Güter.
- Handelsrechnung: Diese muss exakte und vollständige Angaben zum Warenwert und der genauen Warenbeschreibung enthalten.
Wer erhält die kompletten Begleitpapiere für Waren?
Die kompletten Ausfuhrpapiere erhält der Spediteur beziehungsweise der Kurier, wenn das Transportgut abgeholt wird. Ist der Kurier eingetroffen, werden die Ausfuhr-Dokumente noch einmal genau überprüft. Fehlt doch ein Papier, wird das Transportgut zurückgehalten, was zu Verzögerungen führen kann.
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